Suivi de vos affaires
Avuer intègre tous les outils nécessaires pour planifier, faire avancer, suivre et contrôler l'exécution des affaires.
Disposer d'une vision synthétique et à jour… enfin !
Grâce à Avuer, vous avez une vue synthétique sur chaque affaire : dates clés, avancement des tâches, documents associés,… Vous avez sous la main toutes les informations nécessaires pour mener à bien chaque projet.
Avuer permet de définir autant d’affaires par société que souhaitées. Chacune est qualifiée par sa date prévisionnelle de début et de fin, son budget, ses intervenants, son type et statut. On peut y associer des événements ou des documents afin de disposer d’un dossier complet. Comme toujours avec Avuer, l’information est automatiquement partagée avec toutes les personnes autorisées, vous garantissant que chacun/une est à jour sur les affaires en cours.
Les caractéristiques des affaires sont bien évidemment paramétrables pour s’adapter à votre activité et à votre cycle de vie des affaires. Vous pourrez ainsi mettre en œuvre un « spanco » cher à certaines écoles de vente, ou mettre en place votre propre cycle, adapté à votre spécificité. Enfin, avec le générateur de rapports intégré, vous disposez de tous les tableaux de bord nécessaires à la conduite de votre activité. Par exemple :
- - Chiffre d’affaire prévisionnel sur les prochaines semaines
- - Liste des affaires par phase (projet, proposition, négociation,…)
- - Liste des affaires par responsable
Suivre les actions liées à vos affaires
Avuer vous sert aussi d'aide-mémoire : il maintient pour vous la liste des tâches à réaliser. Cette liste s’intègre avec les autres éléments gérés par Avuer : une action planifiée peut être connectée à un contact, une société, une affaire. C’est la garantie de ne plus jamais oublier un appel important, une relance prévue de longue date ; la garantie que les dossiers avancent.
Chaque collaborateur peut planifier son travail, mais aussi déléguer à d’autres certaines tâches, puis en suivre l’avancée. Avuer devient ainsi un outil d’organisation du travail dans le groupe. Vous disposez de vues globales ou détaillées vous permettant de suivre précisément l’avancement d’une affaire.
On peut définir une séquence d’événements, issue par exemple d’une tactique de vente bien définie. Lorsque s’affiche un événement, on peut alors le restituer dans un enchaînement d'actions, qui rend le processus plus pertinent encore.
Avec Avuer, chacun dans l’équipe est plus productif tandis que la prospection et le suivi-client gagnent en efficacité.
Mesurer les temps passés
Avec Avuer, vous suivez aisément les temps passés par affaires ou par client. Chaque collaborateur tient à jour sa feuille de temps, de façon presque transparente. En effet, un temps est associé à chaque événement. Le simple fait de gérer sa liste de tâches va donc renseigner automatiquement la feuille de temps.
Avuer dispose aussi d’un module de saisie traditionnelle, permettant une saisie extrêmement rapide des temps passés sur une journée ou sur la semaine. On renseigne alors l’affaire, le temps passé, le type de tâche (commercial, après-vente, administratif,…) et l’éventuel type de facturation associé : non facturable, forfaitaire, en régie par exemple. Avuer propose par défaut toutes les affaires sur lesquelles vous êtes amenés à saisir des temps : celles sur lesquelles vous êtes intervenus récemment, celles que vous venez de créer et celles pour lesquelles vous avez des tâches en cours. Ainsi la saisie d’une feuille de temps hebdomadaire est extrêmement rapide.
Avec le puissant module de rapport, chaque utilisateur synthétise ses temps passés par affaire, par client, par type de tâche ; tandis que les responsables feront de même sur les temps passés par l’ensemble de l’équipe, afin de préparer les tableaux de bord de facturation des temps passés par affaire et par collaborateur. Enfin, on peut associer à un événement un débours (frais de transport, de restaurant,…), et définir pour chaque utilisateur un coût horaire : on dispose alors en un clic de souris du coût complet par affaire.
Retrouver les documents clés
Avuer propose une solution simple et intégrée pour gérer vos documents : documents électroniques, courriers entrants et sortants, adresses Internet.
Vos documents électroniques (Word, Excel, Acrobat, ou même version numérisée de vos documents papier) sont intégrés dans Avuer, offrant ainsi un stockage partagé, structuré et sécurisé de vos informations clés. Avuer complète donc, ou remplace le serveur de fichiers sur lequel vous stockez vos documents partagés. Certains de nos clients utilisent cette fonction en lieu et place d’une solution de GED beaucoup plus lourde à mettre en oeuvre et maintenir.
Avuer gère votre courrier entrant en stockant de façon simplement accessible l’historique des courriers reçus.
Avuer facilite aussi la gestion du courrier sortant. Vous disposez en ligne d’une bibliothèque de lettres types que vous pouvez simplement enrichir. En quelques secondes, vous pouvez réaliser une lettre personnalisée issue de l’un de vos modèles, et bien sûr la modifier avant de l’envoyer par courrier électronique ou postal. Cette lettre est automatiquement archivée dans le dossier du correspondant.
Avuer stocke des adresses Internet (URL), permettant de sauvegarder simplement l'accès à un ensemble de sites Web partagé par toute l’équipe et naturellement organisé en fonction des sociétés, des personnes ou des affaires concernées, ce qui rend son accès très intuitif.
Toute l’information utile est disponible rapidement : en un clic depuis la page d’une affaire ou d’un contact, vous accédez à la liste des documents associés.